ארכיון דיגיטלי

בתחילת דרכו של עידן המחשב, דובר לא מעט על מהפכה בכל הנוגע לשימוש בנייר. 'לאחר שהמחשב ייכנס לחיינו', אמרו אז, 'לא יהיה צורך בנייר'. בינתיים התברר שלמרות ההבטחות, דווקא השימוש בנייר נעשה מאסיבי יותר לעיתים. ארכיון דיגיטלי הוא אחת הדוגמאות הבודדות לכך שההבטחות הללו מומשו. אך מלבד זאת, ארכיון דיגיטלי מציע עוד לא מעט יתרונות חשובים.

תחילה, להגדרה: מהו ארכיון דיגיטלי?

הארכיון הדיגיטלי הוא למעשה אוסף של נתונים ומידע, אשר מאוחסנים על גבי מדיה דיגיטלית. בעבר הרחוק, ארכיונים היו מתויקים על גבי דפים, מסמכים רשמיים, תיקיות פיזיות וכדומה, מה שתפס מקום רב והפך לחדרי ענק מאובקים, שם צברו אבק מיליוני דפים סחרי כל שימוש ביומיום.

הארכיון בפני עצמו הוא דבר חשוב מאוד, משום שהוא מאפשר לתעד כל פעולה ולתייק כל מסמך אשר מופק על ידי ארגון מסוים. עם זאת, המנהלים אותו הבינו כי לא ניתן להמשיך ולצבור הררי מסמכים ללא הפסקה. הפיתרון המושלם לעניין זה הוא ניהול ארכיון דיגיטלי.

הארכיון הדיגיטלי ממשיך את התפקיד של קודמו, אלא שבמקרה הזה הכל נעשה על גבי מדיה דיגיטלית – דיסקים קשיחים במחשבים מיוחדים, תקליטורים, מחשוב ענן (אחסון וירטואלי על גבי הרשת) ועוד ועוד. כך, החומר הרב שנאסף, גם במשך עשרות ואפילו מאות שנים, לא תופס מקום פיזי. אבל זוהי רק תחילת הסיפור.

ארכיון דיגיטלי: הקלות שבשימוש חוסכת זמן רב

מעבר לחיסכון שבמקום, התברר כי ניהול ארכיון דיגיטלי יש בו כדי לחסוך זמן רב בהתנהלות ובתחזוק של המידע אשר נמצא בארכיון. רק חישבו על הזמן הדרוש כדי למצוא דף אחד בודד בין מיליוני דפי שנמצאים בארכיון הרגיל, שנוהל בשיטה הישנה, ותבינו עד כמה מדובר במהלך מבריק וחשוב מאין כמותו.

בעבר, בעת חיפו של מסמך מסוים, לא רק שהיה צורך לחפש בין דפי רבים, אלא גם לסמוך על אחריותו של מנהל הארכיון, אשר אמור לזכור לבצע רישום מפורט ועדכני לגבי כל חומר שנכנס לארכיון. כאשר מדובר בניהול ארכיון דיגיטלי, אין שום צורך להסתמך על איש.

ארכיון דיגיטלי בנוי ספריות על גבי ספריות של מידע. כל ספריה כזו מפולחת על פי רצונם של אנשי הארגון – על פי הנושא בו עוסק המסמך, התאריך בו הוכנס לארכיון או כל פרט אחר שיקל בעתיד על מציאתו של המסמך.

יותר מזה: מאחר והכל נעשה בצורה דיגיטלית וממוחשבת, אין כל קושי למצוא מסמך מסוים לפי השם שלו, ממש כשם שאנחנו מבצעים חיפוש שמי במחשב הפרטי שלנו. מקישים את שם הקובץ, נותנים למחשב לעשות את שלו – ותוך מספר רגעים, אם ביצענו את החיפוש המדויק ביותר, נעלה בידינו את המסמך המבוקש.

כמעט כל נתון יכול להיכלל בארכיון הדיגיטלי

למעשה, אפילו ארכיונים שבעבר נוהלו בשיטה הישנה, יכולים לעבור למצב דיגיטלי, על ידי סריקתם אל המחשב. כך, למעשה, איננו מנהלים שני ארכיונים במקביל וגם לא מוותרים על המידע הרב שבוודאי נצבר בארכיון הישן.

המדיה הדיגיטליות השונות מאפשרות להכניס לארכיון גם סרטים, קבצי מוזיקה, ראיונות, קטעים מוקלטים מראיונות ועוד ועוד, בהתאם לדרישת בעלי הארגון. ברגע שהכל נמצא בפלטפורמה דיגיטלית, קל מאוד להחזיק בו ולשמור עליו.

ארכיון דיגיטלי – גם לצורך האבטחה

אם, נניח, פורצת חלילה שריפה בארכיון ה'רגיל', כל המסמכים אשר ייפגעו בה פשוט יאבדו לעד. גם גניבה מהארכיון תביא לכך שהחומר המסוים שנלקח עלול שלא לחזור עוד לידיו של הארגון אשר החזיק בו. עם הארכיון הדיגיטלי זה לא יקרה.

כאשר כל הארכיון מוחזק על גבי מדיה דיגיטליות, הוא חשוף פחות לנזקים. בנוסף, ארכיון דיגיטלי קל הרבה יותר לגבות, אם על ידי מדיה דיגיטליות אחרות או שוב, בעזרת מחשוב הענן. כך, הכל הפוך להיות פשוט יותר. בהרבה.